Webなどを利用し、GPSトラッカーを用いて社外で働くスタッフ、従業員の位置情報を一括管理することは業務効率化に直結しますが、一括管理の目的や説明をスタッフ、従業員に行い運用することが必要です。「プライバシー」の部分についてもきちんと業務内外を切り分けられる機能を位置情報サービスに備わっているかどうかも導入のポイントになります。本コラムでは位置情報の一括管理を導入する際に気をつけたいポイントやメリットを中心に紹介します。
スタッフ、従業員の位置情報をGPSトラッカーの移動履歴から取得し、一括管理を行う方法
GPSトラッカーを用いて位置情報の一括管理を行う場合、これまでの業務に慣れているスタッフ、従業員は「監視され業務を行う上で負担になるのでは？」などと不安に感じられる場合があります。スタッフ、従業員側の考えも理解しつつ、しっかりと説明を行い、プライバシーに関するルールに乗っ取って運用を行うことが必要です。
GPSトラッカーを用いてスタッフ、従業員の位置情報を適法に取得するためには、以下の条件を満たす必要があります。
・取得は業務時間のみ
・労務管理が目的
・プライバシーを侵害しない
就業時間内において労務管理のために、プライバシー侵害にならないように行えばGPSトラッカーでスタッフ、従業員の位置情報を一括管理し業務効率化につなげることができます。
GPSトラッカーでスタッフ、従業員の位置情報を取得、管理するのは勤務時間内に限定しなければなりません。つまり、勤務時間外の利用は厳禁とルール化する必要があります。
例えば勤務時間外はスタッフ、従業員のプライベートな時間です。万一、勤務時間外に位置情報を取得していることが発覚した場合はプライベート侵害となる可能性もありますので注意が必要です。
労務管理が目的であることに関しては、業務内での稼働管理による業務効率化として位置情報を取得するので、業務を目的として説明を行なっていれば問題なく適切に活用することが可能です。
プライバシー侵害に関しては、例えば外回りのスタッフ、従業員が就業時間中に仕事をしているのかチェックするのは正当な目的です。それでも、必要以上の監視は社内の反発を招きやすいので控えましょう。トイレ休憩やタバコ休憩、昼食後のコーヒー休憩など多少の休憩にまで、注意するとプライバシーの侵害になる可能性があります。あまり細かく中止し過ぎないようにしましょう。
GPSによる労務管理のポイント
それでは問題なく、GPSトラッカーによるスタッフ、従業員の労務管理をするにはどうしたら良いでしょう。まず大切なことは社用のGPSトラッカーの携帯をお願いする時にスタッフ、従業員に利用目的を説明した上で承諾をもらうことです。勤務時間帯に限定しての利用となることなど、ルールを明示して承諾を得ることをおすすめします。
また、管理者はGPSデータを取得すると、細かい部分が目につき、つい即座に注意することに発想が向きがちですが注意が必要です。
GPSでの管理は業務効率が目的であり、監視目的ではないということと、スタッフ、従業員が安全に業務を行えているかを確認する管理者のマネージメント部分をサポートする役割が主にあります。本来の目的を見失うことなく活用するようにしましょう。
そして、会社全体に適用されるルールは、就業規則やマニュアルなどに定めて、社員への周知を行います。就業規則に定めあらかじめ周知することで、スタッフ、従業員は導入の理解へとつながります。
GPSトラッカーを用いての労務管理は、ルールを明示し説明をしておけば、導入後すぐに活用することができますので、説明するタイミングやルール決めは位置情報サービスの導入検討時からあらかじめ準備を進めましょう。
GPSトラッカーで位置情報を取得したり営業車や配達車にGPSを付けるメリット
スタッフ、従業員の位置情報がわかるとメリットがあります。まずは「正確な勤怠管理ができる」ことが挙げられます。管理者はリアルタイムでの位置情報の確認や移動履歴を確認することが可能となるため、スタッフ、従業員の勤務状況を管理や補佐するデータ活用の際に便利です。オフィスに常駐しない業務でも、スタッフ、従業員の位置情報がわかれば、勤怠管理を正確に行う手助けとなります。
また配達の際などでもドライバー自身の運転が可視化されていることを意識すれば事故抑制効果につながります。また、一括管理ができることで余剰車両の精査や保有台数の適正化につながります。社用車を会社で管理する場合、管理費が経費として計上されます。管理数が適正であれば問題ありませんが、あまり使用していない社用車があれば経費の無駄になってしまいますので定期的な見直しにも活用できます。
さらに社用車の走行ルートを管理し、それをもとに適切なルートを再確認する手助けとして活用することも可能となるため、データに基づいた改善案の作成も可能となり議論も活性化することでしょう。
GPSトラッカーで位置情報を取得するデメリット
GPSトラッカーによってスタッフ、従業員の位置情報を取得し活用することは会社の管理者にとっては非常に便利です。しかし、同時に以下のようなデメリットも少なからず存在します。
まずは管理者が導入時にサービスをしっかり理解する必要があり、学習コストがかかります。導入してから使い方がわからず、本来達成したかったことに大きなハードルがあるとなると本末転倒です。導入前にトライアルなどで使用感を確認できるサービスであるかどうかもポイントとなり、導入後の使いやすさや活用のしやすさの検討を忘れずに行なってください。
また、いきなり管理者側だけでスタッフ、従業員の位置情報を管理することを決定してしまうと管理される側の、仕事に対するモチベーションの低下などにつながる可能性もあります。導入前にスタッフ、従業員への説明を行い、特に外回りを中心とした営業スタッフ、従業員に対しては丁寧に説明を行うよにしましょう。その際に社員の自主性を尊重することを念頭に置くことによって、会社から信頼されていると思い、仕事のモチベーションアップにつなげることもできます。
GeoPita（ジオピタ）とは
弊社がサービス展開するGeoPia(ジオピタ)とはGPS端末を利用して人やモノの位置の管理や稼働状況を一括管理することができるクラウドサービスです。
社員やスタッフ、従業員などの人の位置情報管理から、建設現場や物流・運送ビジネスまで計画通りに稼働・移動できているか把握できるサービスとなっています。
これまで社員やスタッフ、従業員の位置情報の一括管理でのメリットや注意事項をご紹介してきましたが、弊社がサービス展開するGeoPia(ジオピタ)を導入することでメリットがもたらされ業務効率化や課題解決へとつなげることができるでしょう。
GeoPia(ジオピタ)は基本機能となるリアルタイムでの位置情報の一括管理はシンプルで使いやすく、GPSトラッカーは位置精度にこだわって開発し、高い評価を得ています。導入の際の学習コストは少なく、すぐに活用へつなげていただけるサービスとなっています。
基本機能となるリアルタイムでの位置情報の管理の他、下記の機能を備えています。
・移動履歴の表示（画面上での確認、CSV形式、GPX形式でダウンロードが可能）
・エリア管理
・稼働レポート
・GPSトラッカーのボタンを押下で位置情報通知
・業務時間外の位置情報を見えなくする機能
・スタッフ・従業員の自宅付近(ステルスエリア)の位置情報を見れなくする機能
これまで説明してきたプライバシーの侵害についても、業務時間外で位置情報を取得しない機能や各スタッフの自宅付近の位置情報を取得しない機能などを駆使することで簡単に対応可能です。
1ヵ月の無料トライアルも設けているほか、無料で資料を配付しています。ユースケースなど業務内容に合わせたご提案もしておりますので、興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合せください。
GPSトラッカーを使用した位置確認で適切な労務管理を
スタッフ、従業員の位置情報を取得し一括管理することで、これまで様々なハードルなどから行えなかった業務効率化や安全管理の手助けとなることでしょう。GPSトラッカーを用いた位置情報の一括管理を上手に利用し、適切な労務管理につなげてください。